Privacyverklaring Trimente:

Opgesteld 01-11-2023
Laatste update: 15-03-2024

Deze privacyverklaring is van toepassing op cliënten, ouders, verwanten en/of wettelijk vertegenwoordigers en bezoekers van de website van Trimente (Bestaande uit Trimente BV en Trimente Begeleiding BV).

Voor een goede begeleiding is het noodzakelijk en voorgeschreven door beroepsorganisaties en wetgeving om gegevens van uzelf en uw begeleiding of behandeling vast te leggen. Dit gebeurt via het electronisch clientdossier, waarin alle gegevens over de intake en begeleiding/ behandeling worden verzameld. Alle dossiers van de klanten samen vormen een zogenaamde persoonsregistratie.

Trimente verwerkt veel persoonsgegevens. Wij gaan hier zorgvuldig mee om. Om zo zorgvuldig en professioneel als mogelijk om te gaan met persoonsgegevens, maken wij gebruik van beveiligde servers, afgesloten ruimtes en zijn we alert op de ICT. Al onze medewerkers zijn zich bewust van het belang van privacy en de zorgvuldigheid die hierbij geboden is. Zij zijn op de hoogte van de procedures met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens en de omgang met een datalek, dit alles volgens de privacywetgeving.

WELK TYPE PERSOONSGEGEVEN WORDT VERWERKT?

De volgende persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:

1. achternaam en voornamen;
2. geboortedatum;
3. Burgerservicenummer (BSN);
4. e-mailadres;
5. telefoonnummer;
6. adresgegevens;
7. het polisnummer ziektekostenverzekering;
8. de gegevens van de huisarts;
9. gegevens over je gezondheid;
10. financiële gegevens;
11. IP adres;
12. Surfgedrag op de website.

VOOR WELKE DOELEN WORDEN MIJN PERSOONSGEGEVENS VERWERKT?

• Het aanleggen en beheren van een digitaal cliëntendossier.
• Het uitvoeren van het met u gesloten zorgovereenkomst en/of zorgplan /behandelplan.
• Het voeren van een (financiële) administratie en het voldoen aan de wettelijke verplichtingen daartoe, zoals de bewaarplicht en het uitvoeren van de jaarlijkse accountantscontrole.
• Het verbeteren van kwaliteit van dienstverlening en onze bedrijfsvoering (waar mogelijk anonimiseren wij deze).
• Uitsluitend na uw uitdrukkelijke toestemming gebruiken wij persoonsgegevens voor PR-doeleinden en social media.

OP BASIS VAN WELKE GRONDSLAG WORDEN MIJN GEGEVENS VERWERKT?

Trimente verwerkt persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:

• Toestemming van u/ van betrokkene. Deze toestemming kan altijd weer worden ingetrokken, zonder dat dit inbreuk doet aan de rechtmatigheid van verwerking op basis van toestemming voor de intrekking;
• Uitvoering van (begeleidings/behandel)overeenkomst of de voorbereiding hierop;
• Wettelijke verplichtingen die voortkomen uit onder andere de Wet maatschappelijke ondersteuning, zorgverekeringenwet en Jeugdwet, zoals de verplichting tot het bijhouden van dossier en registreren van het Burgerservicenummer;
• Een gerechtvaardigd belang, zoals het verbeteren van kwaliteit, organisatie en bedrijfsvoering

MET WIE WORDEN MIJN PERSOONSGEGEVENS GEDEELD?

Trimente kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend volgens instructies van Trimente persoonsgegevens verwerken. Trimente sluit met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) daaraan stelt. Voorbeelden hiervan zijn:

• Zilliz (Landmerc+): Vastleggen van de zorg en administratie.
• Praktijkdata/Telasoft: Vastleggen van de zorg en administratie.
• Zivver: een landelijk beveiligd mailsysteem om persoonsgegevens met andere partijen te delen.
• Vecozo: een landelijk beveiligd berichtensysteem om persoonsgegevens met de Gemeentes te delen.

Trimente deelt alleen persoonsgegevens met derden, als dat in het kader van de begeleiding/ behandeling nodig is of vanuit een wettelijke verplichting. Trimente deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden, tenzij bijvoorbeeld bijeenkomsten samen met een andere organisatie worden georganiseerd. In dat geval worden uitsluitend noodzakelijke contactgegevens gedeeld.

Binnen Trimente kunnen zonder toestemming van u persoonsgegevens worden gedeeld, voor zover dat voor de uitvoering van de zorg noodzakelijk is. Persoonsgegevens die onze medewerkers /zzp’ers hebben ontvangen in de uitoefening van hun beroep vallen onder de (wettelijke) geheimhoudingsplicht van de zorgverlener.

Uitgangspunt daarbij is steeds dat Trimente niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.

WORDEN MIJN PERSOONSGEGEVENS BUITEN DE EER VERWERKT?

Trimente geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt Trimente ervoor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg).

HOE LANG WORDEN MIJN PERSOONSGEGEVENS BEWAARD?

Trimente bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Trimente hanteert de volgende bewaartermijnen:

• Dossiergegevens Wmo: ten minste 15 jaar;
• Dossiergegevens Jeugdwet en behandeling; ten minste 20 jaar;
• (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar;

EN ALS ER EEN DATALEK PLAATSVINDT?

Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens zonder dat dit de bedoeling is. Trimente heeft maatregelen getroffen om datalekken te voorkomen. Als zich desondanks een datalek voordoet dan onderzoeken en registreren wij het incident. Indien nodig informeren bij de betrokkene en doen melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

WIJZIGEN VAN DEZE PRIVACYVERKLARING

Trimente kan deze privacyverklaring altijd wijzigen. Een actuele versie van de privacyverklaring wordt op de website van Trimente gepubliceerd. Het is verstandig deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.

RECHTEN, VRAGEN EN KLACHTEN; WAAR KAN IK TERECHT?

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien  en Trimente te verzoeken uw persoonsgegevens te rectificeren, te verwijderen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Hierover kunt u contact opnemen met Trimente door een e-mailbericht te sturen naar info@Trimente.nl. Wij reageren binnen vier weken na ontvangst van het verzoek en vaststelling van uw identiteit.

Ook als u vragen of klachten heeft over de wijze waarop Trimente persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met Trimente door een e-mail te sturen naar info@Trimente.nl. Een klacht trachten wij naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Daar vindt u meteen meer informatie over uw rechten rondom de verwerking van persoonlijke gegevens.